O fluxo de trabalho é muito importante para organizar uma empresa, considerando a quantidade de equipes e tarefas que devem ser feitas e a atenção que se deve ter com esses dois fatores.
Por isso, confira, abaixo, o que é o fluxo de trabalho, como desenvolvê-lo de maneira correta, como ferramentas podem otimizá-lo e como a tecnologia é fundamental para sua melhoria.
O fluxo de trabalho se define pelo modo como procedimentos, serviços, ferramentas e informações são realizados em uma empresa.
Ele é um sistema responsável por padronizar, de forma sequencial, atividades exercidas em uma empresa, através da integração de suas áreas e de seus colaboradores para, assim, chegar até seu serviço ofertado, que é, desde o início, o principal objetivo do processo.
Além disso, o fluxo de trabalho soluciona problemas relacionados à falta de compreensão e responsabilidade com os serviços e outros fatores que podem afetar o desempenho de uma organização.
A pandemia fez com que o home office ganhasse mais destaque diante do mercado, visto que, assim, a segurança, em meio a funcionários de uma empresa, se torna maior.
Por outro lado, o modo remoto pode prejudicar determinados membros de uma equipe, caso a comunicação estabelecida entre eles não seja clara e eficiente. Além do mais, ele também pode causar a falta de controle de tarefas de cada indivíduo, já que não há o monitoramento presencial na casa de cada um.
A ausência desses fatores, em questão, pode atrapalhar o desenvolvimento do fluxo de trabalho, dado que, para sua eficiência, ele precisa que as informações e todas as outras vertentes fundamentais de uma empresa estejam claras. Para isso, a comunicação dos integrantes da equipe também deve ser da mesma forma, isso porque ela integra, de forma direta, nesse mesmo processo.
A comunicação é o pilar mais importante para desenvolver um fluxo de trabalho online eficiente, isso porque ela é a base para a resolução de muitos problemas e para chegar nos resultados que uma empresa espera.
Com ela, é possível deixar tudo claro, como: objetivos, estratégias, questões pendentes e outros pontos importantes de uma organização.
Para o melhor desenvolvimento dela, as reuniões virtuais podem ser boas auxiliares, visto que elas servem para tirar dúvidas da equipe e, também, para explicar cada item do exemplo dado no parágrafo anterior.
Confira, abaixo, 5 ferramentas que podem ser muito úteis para otimizar o fluxo de trabalho remoto:
O Google Meet é uma ferramenta que foi desenvolvida para fins corporativos, com o objetivo de possibilitar que empresas realizem reuniões online com alta qualidade de áudio e vídeo e com um grande número de participantes em uma sala virtual.
O Factorial é um software para bater ponto e, com ele, é possível gerenciar a entrada e saída de toda uma equipe em tempo real e de forma segura. Ele também é muito fácil de ser utilizado, já que permite marcar os horários de qualquer dispositivo. Além disso, ele é capaz de adaptar horários e turnos de cada funcionário caso seja necessário.
O GSuite é composto por aplicativos da Google que, por sua vez, contém diversas ferramentas. Servindo para facilitar o trabalho em equipe, ele é um pacote com muitas opções úteis, como: Google Planilhas, Google Docs e Google Slides.
Além disso, assim que adquirido, cada usuário recebe um e-mail profissional, um armazenamento de 30 GB e um suporte de 24 horas. Confira abaixo os três planos oferecidos pelo GSuite:
O Trello é uma plataforma para organizar tarefas individuais e em equipe que, na maioria dos casos, são planejadas por etapas e com prazos. Sua interface é composta por quadros, visando objetivos, que são colocados, lado a lado, em colunas. Ele é gratuito e, ainda, oferece opções variadas de customização que podem ser adaptadas para cada usuário.
O Google Drive é um serviço de armazenamento e sincronização de arquivos através da nuvem, que contém a capacidade de guardar diversos tipos de documentos. Ele também oferece, gratuitamente, o espaço de 15 GB para cada usuário e a opção de compartilhar os arquivos colocados em sua aplicação.
A tecnologia pode ajudar na organização do fluxo de trabalho das seguintes formas:
Com plataformas como a Factorial, citada acima, é possível contabilizar o tempo do expediente e controlar o nível da produtividade no mesmo período. Dessa forma, é possível gerenciar o tempo gasto e otimizar a execução das tarefas diárias.
Além do Factorial, outros aplicativos podem ser bastante úteis para a otimização do fluxo de trabalho. Eles, por sua vez, são uma ótima opção para auxiliar na organização da rotina e, ainda, poupam uma equipe de fazer a mesma coisa de forma manual que, sem dúvidas, leva mais tempo. Como já visto, a maioria deles também é capaz de salvar informações na nuvem, proporcionando acessibilidade, já que podem ser acessados a qualquer momento.
Para a gestão de uma empresa, é importante controlar todas as informações sobre ela, visto que, se relevantes, podem ajudar no seu progresso.
A tecnologia, com certeza, é fundamental para auxiliar nesse processo, isso porque, com ela, é possível armazenar e analisar aspectos importantes para o desenvolvimento de uma corporação.
Quando todos os dados de um cliente são salvos em um banco de dados, eles permanecem em constante segurança e se tornam muito mais acessíveis do que se estivessem documentados de forma manual. Assim, a organização das informações de todos os clientes pode facilitar na hora de atender cada um, visto que elas são muito úteis para conhecer os interesses do consumidor.
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