Processos atrasados, erros, mal-entendidos na comunicação, gastos elevados podem ser evitados em uma empresa que usa o workflow. Essa ferramenta ajuda na organização e no controle dos processos e tarefas de um negócio. Os colaboradores sabem exatamente quais são as suas responsabilidades e os gestores conhecem as funções e as etapas de produção, facilitando assim toda a gestão, produção, marketing, contratação e atendimento.
Com a concorrência, é cada vez mais importante ser mais rápido e eficiente. Mas sem perder a qualidade. O workflow sistema confere otimização aos processos e à correção de falhas na execução das tarefas. Dessa forma, hoje em dia, o workflow se tornou uma ferramenta indispensável de organização e controle.
Confira abaixo, então, como funciona e o que é workflow. E, claro, saiba o porquê adotar essa ferramenta na sua empresa já!
O que é Workflow?
Para entender os seus benefícios, precisamos responder de forma mais profunda a pergunta: workflow o que é?
O workflow também é conhecido como fluxo de trabalho, é a automação de processos da empresa a partir de uma sequência lógica de etapas. Um roteiro é passado para cada colaborador. Nele, são definidos todos os documentos, informações, dados e tarefas.
Com isso, todas as atividades e a comunicação passam a ser planejadas e controladas. As tarefas e o fluxo de trabalho se tornam mais eficientes. Todos os problemas e falhas da produção podem ser identificados e consertados, reduzindo os custos e aumentando a produtividade na realização das tarefas.
Já o workflow digital permite o controle com ainda mais facilidade e segurança no fluxo de trabalho da empresa. Ou seja, ela possibilita ainda mais agilidade nas tarefas, pois os processos são automatizados e realizados em meio digital, sem o uso de papéis ou arquivos físicos.
No entanto, não confunda o que é workflow ou fluxo de trabalho com processo, que é apenas uma sequência de tarefas. Enquanto o fluxo de trabalho é uma sequência muito mais produtiva e eficiente, que não é instintiva, mas, sim, planejada e pensada.
Exemplos Workflow
1. Fluxo de conteúdo escrito
Quando vamos escrever algo, o processo começa por meio de uma uma palavra-chave para que você não acabe escapando da proposta inicial. Depois, pesquise sobre ela e inicie uma redação.
2. Fluxo de suporte ao cliente
Há um workflow para aumentar a qualidade de atendimento ao cliente. O primeiro contato deve gerar informações básicas de identificação, que são passadas na hora para um atendente que retorna por e-mail. Então, o problema é resolvido e cabe ao cliente dar um feedback do entendimento.
3. Fluxo de contratação de novos colaboradores
Esse workflow é destinado ao setor de recursos humanos. O fluxo trabalha com os anúncios das vagas e o castrado dos candidatos que querem participar do processo seletivo. Ocorre, a seguir, a execução de algumas tarefas como testes, análise de currículos e entrevistas.
4. Fluxo de tráfego
O fluxo de trabalho de tráfego é focado na comunicação. Por exemplo, ao receber uma demanda, as informações devem ser colhidas pela área de atendimento. Depois elas são encaminhadas para os responsáveis pela produção, que dão continuidade às tarefas até que o produto ou serviço possa ser entregue.
Como funciona o Workflow?
A aplicação prática do workflow sistema pode ter diferentes características. Confira as diferente formas como o fluxo de trabalho pode funcionar:
1. Ad hoc
Nesse caso, o workflow é mais flexível e há espaço para a improvisação. Ad hoc vem do latim e significa “para essa finalidade”.
O fluxo de trabalho Ad hoc é aplicado para grupos pequenos ou até tarefas com uma única pessoa. Dessa forma, o risco de embates, por conta de diferentes opiniões, é quase nulo.
2. Administrativo
Como o nome diz, o workflow será usado em tarefas administrativas, burocráticas, repetitivas e de baixo nível de complexidade, podendo ser automatizado de maneira mais fácil.
3. Produtivo
O workflow produtivo é para tarefas que se repetem com certa frequência, no entanto, que sejam um pouco mais complexas. O processo pode ser manual ou automatizado.
4. Colaborativo
O funcionamento do fluxo de trabalho depende de todo o coletivo nesse caso. Na maioria das vezes, trabalhadores de diferentes áreas e tarefas distintas estão envolvidos na realização da mesma tarefa.
5. Transacional
O funcionamento eficaz do workflow transacional depende da realização de tarefas diferentes que devem ser feitas ao mesmo tempo. As ações nesse modelo podem ser automatizadas, mas irão exigir supervisão humana.
5 principais benefícios do Workflow
1. Rapidez no gerenciamento das tarefas
O gerenciamento fica bem mais fácil e ágil, porque os processos são padronizados. Sendo assim, todos ficam sabendo do fluxo de trabalho e as tarefas são resolvidas de forma bem mais rápida e dinâmica.
2. Cada colaborador sabe da sua responsabilidade
Problemas e paralisações em alguns pontos das tarefas não são raros. Como com o workflow cada um sabe a sua tarefa, fica mais fácil cobrar o responsável.
3. Construção de uma cultura organizacional
Conforme o workflow se transforma em um hábito e as tarefas ficam mais fluidas, ocorre a contração de uma cultura organizacional.
4. Maior qualidade dos produtos e do atendimento
Como fluxo de trabalho, não só a produção das tarefas se torna mais ágil, como também ganha mais qualidade, assim como o atendimento ao cliente. Soluções e melhores experiências são criadas mais facilmente.
5. Melhor comunicação interna
A comunicação interna deve ser um ponto de atenção entre as empresas, principalmente a integração entre as diferentes áreas e setores. O workflow é uma opção para evitar atritos de comunicação, que podem gerar mal-entendidos e erros na hora de fazer tarefas – o que pode gerar desmotivar colaboradores e atrasar o processo.
Por que incluir o Workflow na empresa?
Além dos benefícios citados acima, o fluxo de trabalho ajuda na diminuição de custos e evita desperdícios. As ações que agregam valor aos processos também passam a ser mais facilmente identificadas. Consequentemente, a margem de lucro da empresa aumenta.
Obviamente, existem também as melhoras na organização e na comunicação. Toda a equipe consegue acessar informações mais rapidamente e a divisão de tarefas é mais transparente. O aumento da eficiência nas tarefas é mais um motivo para adotar o workflow na empresa. As falhas humanas são reduzidas e a realização de planos passa a ser mais acertada. Os resultados quanto à qualidade do trabalho e à fidelização dos clientes também melhoram com o fluxo de trabalho.
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